Aloitan aivan kaikki juhlavalmistelut – pienet ja suuret – suunnitteluvihon kera. Mitä isommat juhlat, sitä enemmän sivuja kategorioineen. Aluksi pilkon juhlat eri kategorioihin. Yleensä varaan kutakin kategoriaa varten yhden sivun tai aukeaman verran tilaa suunnittelukirjastani. Kategorisointia auttaa aiempien, jo pidettyjen, juhlien suunnitelmien läpikäyminen. Vanhoista muistiinpanoista onkin ollut useaan otteeseen suuri apu juhlien suunnittelussa.
Kategorisoinnin lisäksi juhlavalmisteluiden alkuvaiheessa tärkeitä mietittäviä ja päätettäviä asioita ovat myös kaikki juhliin liittyvät aikataulut sekä mahdollinen juhlateema. Kumpikin näistä värittää juhlien suunnittelua alusta asti ja tuo ikään kuin raamit kaikelle.
Ylioppilasjuhlia ajatellen suosittelen aktivoitumaan listan kirjoittamisen ja aikatauluttamisen suhteen pari kolme kuukautta ennen juhlapäivää. Juhlat ehtii kyllä hyvin järjestää vajaassa kuukaudessakin (esim. vasta silloin, kun lopulliset ylioppilaskokeiden tulokset tulevat), mutta silloinkin tietyt asiat on kannattanut laittaa vireille varmuuden vuoksi jo aikaisemmin aikataulullisista syistä. Näitä ovat esimerkiksi keittiöavun varaaminen tai tarjoiltavien tilaaminen, ellet tee kaikkea itse. Juhlavaatteiden hankkimisenkin osalta muutaman viikon varoaika saattaa osoittautua haasteelliseksi etenkin jos puetettavana on isompi perhe. Mikäli tarvitset ompelijan apua, on oltava huomattavasti aikaisemmin asialla. Koska monella muullakin on juuri tuona samana päivänä juhlat, täytyy se aikataulullisesti huomioida myös parturi/kampaaja-aikojen varaamisessa tai jos haluat käyttää ulkopuolista siivoojaa. Käytännössä siis kaikki asiat, jotka jollakin tavalla tulevat kodin ulkopuolelta, on hyvä olla ajoissa hoidettuina eli vähintäänkin varattuina ja sovittuina.
Miten yllä oleva kuva liittyy ylioppilasjuhlajärjestelyihin? Liittyypä hyvinkin. Olen napannut kuvan juhlaviikolta, jonne väkisinkin jää aina paljon hoidettavia asioista, sillä kaikkea ei edes voi tehdä hyvissä ajoin etukäteen. Tuossa kuvassa olen muistaakseni menossa kampaajalle.
Tämä kahvikuppi on niin ikään viimeisiltä päiviltä ennen juhlia. Se oli vaarassa läikkyä yli, ihan kuten kaikki muukin tuossa vaiheessa. Tässä ollaan muistaakseni mieheni kanssa lähdössä hakemaan vaatteita ompelijalta. Automatkalla oli hyvää aikaa, paitsi juoda kahvi, käydä läpi kaikki monet listat ja yhdistää jäljellä olevat valmistelut hieman tiiviimmiksi listoiksi ja sopia niihin työnjako.
Ehkäpä sinua tässä vaiheessa kiinnostaa, millaiset pääkategoriat suunnittelukirjastani löytyy ajatellen ylioppilasjuhlia. Aivan ensimmäisenä kävimme mieheni ja tulevan ylioppilaan eli juhlakalun kanssa keskustelun. Kysyin pojalta,mitä toiveita hänellä on juhlien suhteen: ketä hän haluaa kutsua, onko hänellä joku toiveväri tai -tyyli juhlien teemaksi, mitä hän haluaa kahvipöytään tarjolle jne. Häneltä tarvitsin myös tiedon ylioppilasjuhlan aikatauluista (koulun osalta) jne. Koska pojalla itsellään ei ollut juurikaan toiveita, lähdin ehdottelemaan erilaisia vaihtoehtoja, joista hän sitten valitsi mieleisensä tai kelpuutti ehdotukseni. Kuten olen ennenkin kertonut, on minulle henkilökohtaisesti juhlien järjestäjänä tärkeää miettiä juhlia ajatellen jokin punainen lanka. Siitä ja aikatauluista piirrän kehykset kaikille valmisteluille ennen juhlia, niiden aikana ja niiden jälkeen. Se auttaa ajatuksiani pysymään kasassa ja suuntaamaan ne kulloinkin olennaiseen.
Esikoisen ylioppilasjuhlien punaisena lankana toimi ripaus kultaa ja toiseksi vanhimman pojan kohdalla ripaus vaaleansinistä. Linkatuista postauksista voit nähdä jonkin verran sitä, miten nuo ripaukset näkyivät juhliin valmistautumisissa ja itse juhlissa. Mikäli saan tämän uuden ylioppilasjuhlapostaussarjani jonakin päivänä valmiiksi, näet vielä hieman tarkemmin, miten valitsemamme teema väritti juhlia.
Tämän aloituspostauksen lopuksi kuitenkin vielä se lupaamani lista muistikirjani kategorioista:
- Tarjoilut (suolaiset, makeat, juomat, allergiat ja erityisruokavaliot)
- Kattaus (tarjoiluastiat ja -ottimet, astiat, servetit, liinat, maljakot)
- Juhlavaatteet, -kengät ja -asusteet (ostaminen, ompelu)
- Tekstiilit (sisälle ja ulos: liinat, tyynyt, verhot, matot)
- Vieraat (ketä ja miten kutsutaan, kutsut ja ilmoitukset)
- Kukat (sisälle ja ulos)
- Koti (järjestäminen ja siivoaminen)
- Piha (järjestäminen ja siivoaminen)
- Keittiöapulainen
- Valokuvaus (ennen, jälkeen, aikana)
- Parturi/kampaaja (varaa ajat)
- Lahja
- Muiden ylioppilaiden/valmistuneiden muistaminen
- Kiitoskortit
- Tee
- Osta
- Maksa
- Keskiviikkona ennen juhlia
- Torstaina ennen juhlia
- Perjantaina ennen juhlia
- Lauantaiaamuna (juhlapäivän aamuna)
- Lauantaina päivällä ennen vieraiden tuloa (lakituksen jälkeen)
- Kulut/budjetti
- Mahdollinen teema
- Aikataulut
- Juhlien jälkeen
Kukin kategoria kätkee sisälleen enemmän asioita kuin pelkkä otsikko kertoo. Sulkuihin lisäsin muutaman tarkennuksen, mutta nekin ovat vielä hyvin ylimalkaisia. Osaa näistä kategorioista tarkempine sisältöineen ajattelin koota erillisiksi postauksiksi. Lisäisitkö sinä jonkun kategorian listaan?
Moi,
Kiitos hyvästä postauksesta!
Suunnitteluun on mielestäni hyvä varata aikaa vaikka käyttäisi pitopalvelua. Tuo on ns sesonkia ja varaukset pitää tehdä aikaisin.
Hyvä lisäys listassasi on muiden valmistuneiden muistaminen.
Mulla on omalla listalla ”päivä juhlien jälkeen” (Tuleeko joku kylään seuraavana päivänä? Rääppijäiset/naapurikahvit). Tänne myös listaan itselleni jonkun kivan hemmottelun arkeen).
Kiitos kommentista! Kiva kuulla, että tästä oli apua. Itse asiassa muistikirjastani löytyi vielä kohta “juhlien jälkeen”, mutta se unohtui kirjoittaa postaukseen. Kiitos muistutuksesta. Käyn lisäämässä sen, sillä siihen liittyy yllättävän monia asioita (esim. maksut, kiitoskortit, jälkisiivoamiset, astioiden/kalusteiden jne palautukset). Tuo hemmottelujuttu on myös tosi kiva lisä! Eletäänhän pitkä ajanjakso, joka jälkikäteenkin vielä muistetaan aikana ennen ja jälkeen juhlien. Mitä isommat juhlat, sitä suurempi lataus ja sen myötä myös palautuminen.